Exact Online koppelen met je webshop: zo werkt het
Nooit meer overtypen
Wat gaat er heen en weer?
Zonder koppeling typt iemand elke bestelling over in Exact Online. Dat kost tijd en levert fouten op. Met een koppeling gaat het vanzelf:
- Bestellingen komen als verkooporder of factuur in Exact, met klantgegevens en btw.
- Nieuwe klanten worden automatisch een relatie in Exact.
- Artikelen en prijzen gaan van Exact naar je webshop.
- Voorraad staat in je webshop altijd op de actuele stand.
Welk systeem is leidend?
Spreek per soort gegevens af waar de waarheid staat. Meestal beheer je artikelen en voorraad in Exact of in je magazijnsysteem, en ontstaan bestellingen in de webshop. Zo voorkom je dat twee systemen elkaar overschrijven.
Bij Otazu Jewelry lopen producten en orders automatisch heen en weer tussen de webshop, Exact Online en magazijnsysteem Picqer. Elk systeem doet waar het goed in is.
Standaard app of koppeling op maat?
In de app store van Exact vind je koppelingen voor veel webshops die je zo kunt aanzetten. Past jouw proces daar precies in, dan is dat een prima start.
Een koppeling op maat is betrouwbaarder als je proces afwijkt. Bijvoorbeeld als je meerdere webshops of merken hebt, als orders per productgroep op een andere grootboekrekening moeten, of als ook je magazijn of CRM meedoet.
Zo bouwen we een koppeling
- In kaart brengen. Welke gegevens gaan waarheen, in welke richting en hoe vaak?
- Afspraken in Exact. Welke codes voor de btw, grootboekrekeningen, dagboeken en artikelcodes gebruik je?
- Bouwen en testen. Met testbestellingen controleren we of alles goed in Exact komt.
- Live en in de gaten houden. Fouten worden vastgelegd en gemeld, zodat er niets verloren gaat.
Direct of op vaste momenten?
Dat hangt af van je proces. Een bestelling kan direct naar Exact, maar ook elk kwartier of één keer per dag in een bundel. Exact Online stelt grenzen aan hoeveel verzoeken een koppeling per minuut en per dag mag doen. Een goede koppeling houdt daar rekening mee.
Voorbeeld: ITOS InControl
Niet elke koppeling draait om een webshop. Voor ITOS bouwden we een webapplicatie waarin orders en abonnementen automatisch naar Exact Online gaan. Facturen, btw, herinneringen en periodieke facturen lopen zonder dat iemand iets overtypt.
Ook na de livegang blijven we de koppeling onderhouden. Verandert Exact iets, dan passen we de koppeling aan. Lees meer over onze Exact Online koppelingen of bekijk al onze koppelingen.
