Wat is een klantportaal en wanneer heb je er één nodig?
Klanten die zelf kijken
Wat zit er in een klantportaal?
Dat bepaal je zelf. Veel voorkomende onderdelen zijn:
- eigen gegevens bekijken en aanpassen;
- documenten en contracten downloaden;
- facturen en de betaalstatus inzien;
- de voortgang van een project of order volgen;
- een aanvraag of melding doen.
Vijf signalen dat je er één nodig hebt
- Je team beantwoordt elke dag vragen als ‘hoe staat het ervoor?’.
- Documenten en facturen gaan heen en weer per mail.
- Klantinformatie staat verspreid over Excel, mailboxen en iemands hoofd.
- Je voert dezelfde gegevens in meerdere systemen in.
- Klanten willen ook buiten kantoortijd iets regelen.
Klantportaal of CRM?
Een CRM is voor je team: relaties, deals en taken. Een klantportaal is voor je klanten. Vaak hangen ze samen: het portaal laat zien wat in je CRM of administratie staat. Zelf gebruiken we elke dag DailyCRM, een eenvoudig CRM dat we in Laravel bouwden.
Standaardpakket of maatwerk?
Een standaardpakket werkt prima als je processen daar goed in passen. Merk je dat je steeds om het pakket heen moet werken, of betaal je voor functies die je niet gebruikt? Dan is maatwerk vaak de betere keus.
Maatwerk kost meer om te bouwen. Daar staat tegenover dat de software van jou is en dat je geen licentie per gebruiker betaalt. En het portaal doet precies wat jouw klanten nodig hebben.
Voorbeeld: alles op één plek bij ITOS
Een portaal hoeft niet altijd voor klanten te zijn. Voor ITOS bouwden we InControl, het centrale portaal voor hun eigen team. Locaties, storingen, documenten, uren en openstaande orders staan op één plek. Werkbonnen worden automatisch ingepland, en orders worden facturen in Exact Online. Niemand hoeft meer tussen vijf systemen te schakelen.
Klein beginnen
Begin met de onderdelen die het meeste tijd schelen, en breid daarna stap voor stap uit. Koppel het portaal aan je boekhouding, je planning of Teamleader, zodat je gegevens maar één keer invoert. Lees bijvoorbeeld vijf koppelingen met Mollie, Moneybird en Teamleader.
Veiligheid hoort er vanaf het begin bij: iedere gebruiker ziet alleen wat voor die gebruiker bedoeld is, verbindingen zijn versleuteld en er gaan elke dag backups mee.
Lees meer over een klantportaal of CRM op maat of over onze webapplicaties.
